DIJAGRAM TOKA

 

Definicija Dijagrami toka su grafičko predstavljanje redosleda svih radnji - operacija, kretanja, inspekcije (odobrenja), kašnjenja, odluka i zaliha - koje su sastavni deo nekog procesa. U dijagramima toka se koriste simboli koji se već nekoliko godina koriste da bi se predstavile razne operacije i/ili procesi koji se obavljaju. Standardizovani format obezbeđuje zajedničku osnovu, kako bi se problemi vizuelno predstavljali na isti način. Upotreba standardnih simbola olakšava tumačenje dijagrama, mada standardizovanje simbola nema isti značaj kao redosled aktivnosti koje čine proces. Namena dijagrama toka Dokumentuju proces i međusobni odnos koraka u procesu. Prikazuju stvarnu i idealnu putanju toka proizvoda ili procesa. Pokazuje probleme i moguća poboljšanja. Mogu da se prave za celokupne proizvodne linije, sa svim komponentama, jednom osobom ili jednom komponentom u procesu, kombinacijom ljudi i mašina, za razne oblike toka transakcija i dokumentacije, itd. Važne oblasti koje se prate dijagramima toka Radno intenzivni procesi Kašnjenja Ciklusi kontrole Dokumentacija Dupliranja Propusti Osnovni tipovi dijagrama toka Funkcijski dijagrami - Ova vrsta dijagrama se koristi za opisivanje uzajamnog odnosa između aktivnosti unutar organizacije, kao i za poređenje sa drugim organizacijama i/ili sistemima. Dijagrami procesa - Ova vrsta dijagrama se koristi za opisivanje redosleda i odnosa pojedinačnih poslova koji čine jednu aktivnost. Dijagrami za opisivanje toka procesa - Ovi dijagrami daju detaljan opis poslova skiciranih dijagramom procesa. Obično se koriste da pokažu vrste poslova koji se obavljaju u okviru procesa; broj operacija, kontrolu i prenošenje poslova iz jednog procesa u drugi; visinu zaliha i vreme neophodno za dovršavanje aktivnosti. Saveti Dijagramom predstavite proces onako kako se on zaista odvija. Nemojte ga predstavljati onako kako je predviđeno projektom procesa ili na način kako rukovodioci smatraju da proces treba da se odvija. Ljudi obično modifikuju stvarne procese da bi omogućili efikasnije odvijanje. Ako se dijagramom predstavlja poželjni tok ili kako on treba da izgleda u teoriji, neće se prepoznati problemi u postojećem procesu i proces se ne može unaprediti. Zabeležite sve okolnosti pod kojima se zaista radi. Ako se operacije koje su opisane u dijagramu ne odvijaju uvek onako kako je predstavljeno, u dijagram unesite i izuzetke. Odnosno, da li je neki deo ili izveštaj koji nastaju u procesu uvek na raspolaganju kada je potrebno, ili ponekad kasne? Dijagramom toka treba zabeležiti sve pretpostavke i detalje; na primer, posebnu obuku ili pretpostavljeno znanje, posebne proceduralne zahteve, vremenska ograničenja, itd., da biste, prilikom analiziranja procesa radi poboljšanja, obezbedili svest o svim tim problemima. Kada se poboljšanje procesa tiče vremena, prikupite podatke o "standardnom" i "tipičnom" vremenu koje je potrebno za svaki korak u procesu, i dijagramom predstavite svako vreme za svaki korak. Podaci o vremenu se mogu koristiti za definisanje prioritetnih poslova kod kojih treba nastojati na skraćenju vremena tako da bi se lakše prepoznalo u kojim delovima se najviše može skratiti vreme i tako doprineti skraćenju ukupnog vremena jednog ciklusa. Testirajte dijagram toka tako što ćete pokušati da izvršite ciklus procesa u skladu sa dijagramom. Ako se u nastojanju sprovođenja procesa u skladu sa dijagramom pojave problemi, zabeležite sve razlike i ispravite dijagram. Bolji pristup bi bio da neko ko ne poznaje proces pokuša da radi prema dijagramu i da pri tom zabeležite pitanja i probleme na koje taj neko naiđe. Uvrstite i mentalne korake u procese kakav je donošenje odluka. Ti koraci se ponekad izostavljaju zbog poznatosti procesa, ali to predstavlja izvor problema jer mogući nedostatak obuke ili informacija koje se koriste za donošenje odluka može biti neprimereno ili netačno kada ga obavljaju različite osobe. Osnovni simboli U ovoj tabeli su predstavljeni samo najkorisniji osnovni simobli koji se koriste u industrijskom inženjerstvu i pisanju procesa. Ako koristite softverski paket, postoji mnoštvo šablona koji se koriste za dijagrame toka i, u zavisnosti od kvaliteta paketa, simboli su brojniji. SIMBOLI DEFINICIJE Terminologija dijagrama toka procesa Aktivnost - Glavni procesi ili komponente unutar funkcije. Analiza - Ispitivanje i tumačenje podataka prikazanih dijagramom toka kako bi se uklonile nepotrebne, rafinisao tok i otkrile bolje metode. Kašnjenje - Simbol koji se koristi da bi se pokazalo da je za posao koji se obavlja uvek potrebno više vremena nego što je predviđeno, u odnosu na vreme koje je potrebno da se isti posao obavi u idealnim uslovima (odnosno, razlika između "očekivanog vremena" i "proteklog vremena"). Funkcija - Glavne odgovornosti u organizaciji. Funkcije se sastoje od aktivnosti. Funkcijski dijagram toka - Dijagram koji se koristi da bi se opisala međusobna interakcija aktivnosti u organizaciji, kao i u drugim organizacjama i/ili sistemima. Operacija - Operacija na dijagramu toka procesa koji se odvija, uključujući prenošenje, pregledanje ili skladištenje. Proces - Niz zadataka koji se obavljaju jedan za drugim, da bi radnik ili radna jedinica proizveli proizvod. Analiza toka procesa - Radnja opisivanja procesa rečima i simbolima, na osnovu koje sledi tumačenje i proučavanje opisa u cilju poboljšanja procesa. Dijagram toka procesa - Dijagram koji se koristi za opisivanje redosleda i međusobnog odnosa poslova koji čine jednu aktivnost. Simboli toka procesa - Simboli koji se koriste prilikom ucrtavanja toka procesa u dijagramu toka procesa. Skladištenje - Simbol za skladištenje u dijagramu toka procesa koji pokazuje da je element uskladišten ili da je neki podatak unet. Posao - Osnovni koraci koji su neophodni za obavljanje neke aktivnosti. Transport - Prenošenje objekta sa jednog mesta na drugo, osim kada je takvo prenošenje sastavni deo operacije ili je prouzrokovan operacijom na radnom mestu tokom pregledanja/verifikacije/odobravanja operacije. Analiza dijagrama toka Funkcijski dijagrami Dijagrami toka procesa Dijagrami opisa toka procesa Sumarni Funkcijski dijagrami Pregledanje toka aktivnosti, pri čemu treba koristiti sledeće smernice: Poredite broj aktivnosti u svakoj operaciji ili oblasti. Tražite neravnomerno opterećenje i pokušajte da ga izjednačite gde god je to moguće. Tražite aktivnosti koje se ponavljaju, da biste eliminisali suvišne ili spojili više u jednu. Proverite redosled aktivnosti. Da li je on logičan ili bi trebalo napraviti novi? Poredite aktivnosti u operacijama i u sistemima. Da li bi za dobijanje podataka mogao da se koristi računarski sistem, umesto što se podaci ručno unose? Dijagrami toka procesa Pregledanje toka procesa, pri čemu treba obratiti pažnju na sledeće: Pregledajte sve ulazne elemente procesa. Da li deluje da je uneta količina dovoljna u odnosu na ostatak procesa? Da li je način unošenja nepotrebno komplikovan? Ako jeste, odredite promene koje bi mogle da poboljšaju proces. Uporedite ulaz i izlaz procesa. Da li je izlaz veći od ulaza? Da li je to neophodno? Da li nešto od toga može da se izbaci ili spoji? Analizirajte sam proces. Da li je za proces potrebno donošenje velikog broja odluka? Ako jeste, nastojte da poboljšate proces rada eliminisanjem ili spajanjem nekih poslova. Možda donošenje odluka nije potrebno? Ako je tako, razmislite da proces automatizujete. Proučite model procesa. Modeli koji prave petlju u toku procesa ili kruže tamo-ovamo između istih operacija ili osoba ukazuje na nepotrebno prenošenje. Proučite izlaz Da li proces proizvodi nepotrebnu distribuciju izlaza procesa (na primer, generisanje izveštaja u nepotrebno mnogo primeraka). Dijagrami opisa toka procesa Pored detaljnog opisa toka procesa, opis toka procesa treba takođe da u pregledu sadrži navedene vrednosti merenja (na primer, broj operacija i njihovo trajanje, prenošenje, revizije ili inspekcije, skladištenje i kašnjenje). Vrednosti tih merenja su one za koje analiza treba da pokaže da li treba da se smanje ili poboljšaju. Proučite pregled opisa toka procesa. Dajte svoju početnu, subjektivnu procenu o broju operacija, prenošenja, revizija ili inspekcija, skladištenja i kašnjenja. Uporedite broj operacija i trajanje svake operacije da biste ustanovili da li su oni proporcionalni. Proučite spisak operacija navedenih za proces da biste videli da li njihov broj može da se smanji uklanjanjem nekih operacija ili spajanjem više njih u jednu. Pogledajte broj prenosa. Da li bi on mogao da se smanji promenom redosleda poslova? Jednostavne izmene u redosledu poslova ponekad mogu da uklone jedno prenošenje u svakom procesu. Ispistajte navedne revizije i inspekcije. Može li proces da bude efikasniji uklanjanjem nepotrebnih revizija ili inspekcija, ili promenom redosleda ili trajanja? Ispitajte kašnjenja. Ustanovite da li su kašnjenja predviđena ili su spontana. Ustanovite kako da poboljšate procese da biste eliminisali spontana kašnjenja. Uporedite poslove sa osobama koje ih obavljaju. Da li je osoba koja obavlja određeni posao na odgovarajućem nivou? (Na primer, da li je osova za taj posao na pravom nivou kao recimo kada rukovodilac obavlja kancelarijske poslove ili radioničke poslove.) Proučite razmake između operacija. Da li sklopovi ili dokumentacija kruže među istim osobama? Da li bi efikasnost mogla da se poboljša premeštanjem ljudi ili radnih stanica na veću blizinu? Pregled Kada se dovrši analiza dijagrama, napravite pregled inicijalnih procesa, napravite pregled predloga promena i uporedite ta dva pregleda da biste ustanovili moguće poboljšanje rezultata. Softver Postoji niz softverskih paketa pomoću kojih mogu da se pravi dijagrami toka. Onaj koji se najviše koristi u areni MS Officea izgleda da je Visio. Medjutim, vredi napomenuti da je ovaj program znatno moćniji nego što je to potrebno za crtanje dijagrama toka. SmartDraw je takođe sasvim dobar. On nema tako brojne šablone simbola kao Visio, ali se sasvim dobro pokazuje za većinu aplikacija dijagrama toka i organizacionih dijagrama. I jeftiniji je.